Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения через таможню, — принято называть внешнеторговыми.
В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:
1) коммерческие;
2) по платежно-банковским операциям;
3) страховые;
4) транспортные и отгрузочные;
5) транспортно-экспедиторские;
6) таможенные.
Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называюттоваросопроводительными. К ним обычно относятся документы, входящие в группы коммерческих, транспортных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называются отгрузочными.
Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами является наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер контракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, грузовой спецификации; наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто); вид упаковки и маркировки.
Поставку товара непосредственно от его изготовителя к зарубежному покупателю на первом этапе документооборота сопровождают документы, которые должны обеспечить производство этого экспортного товара. В определенной степени их также можно отнести к внешнеторговой документации, однако виды, количество, характер этих документов определяются правилами внутреннего управления, принятыми той или иной фирмой и системой ее национального законодательства в области документации. К таким документам могут относиться:
- инструкция по изготовлению экспортного товара;
- поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара;
- инструкции по упаковке,
- заказ-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со склада и др.
2. Коммерческие документы. Эта группа документов дает стоимостную, качественную и количественную характеристики товаров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.
Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.
В счете указываются:
- цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа;
- базисные условия поставки товара;
- способ платежа и форма расчета;
- наименование банка, где должен быть произведен платеж;
- сведения об оплате стоимости перевозки;
- сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях СИФ).
Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-фактура, счет-спецификация, предварительный счет, проформа-счет.
Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем. Он совмещает два документа — документ, указывающий сумму причитающегося за товар платежа, и накладную, направляемую при товаре. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или прилагаются к нему.
Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.
Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но не всегда является требованием к оплате. Часто он выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.
Проформа-счет представляет собой документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указание о цене каждого вида или сорта товара, ее называют специфицированной проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписана на отгруженный, но еще не проданный товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще всего при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может служить также сметой, по которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который хочет купить, с порядком расчета и определить размер расходов.
К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии товаров, относятся спецификация, техническая документация, упаковочный лист.
Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.
Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней относят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготавливается на языке страны покупателя или и другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготавливаться обязательно типографским способом.
Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, и в нем содержатся данные о количестве товара каждого сорта и номере упаковки (места).
Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.
Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе — число мест в данной партии. Составляется комплектовочная ведомость предприятием-изготовителем до отгрузки всей партии товара.
К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.
Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.
В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат качества выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, но может выдаваться и фирмой-изготовителем.
Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.
Протокол испытаний составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний в заранее установленные день и час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение результатов испытаний с заключением о соответствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Если в условиях контракта оговорена сдача-приемка товара после его испытаний в стране экспортера, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписывают приемо-сдаточный акт.
Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.
