Администратор гостиницы — первый, с кем встречается посетитель, поэтому на нем лежит ответственность за создание положительного первого впечатления. Чем занимается администратор гостиницы? В его обязанности входит координирование работы отеля. Он отвечает за слаженность действий персонала и дает указания сотрудникам, консультирует постояльцев гостиницы, расселяет их, знакомит с правилами проживания, выдает и забирает ключи от номеров, отвечает за корреспонденцию.
Обязанности администратора гостиницы
В должностные обязанности администратора гостиницы входит:
бронирование номеров;
прием, регистрация, размещение и выписка посетителей;
проведение взаиморасчетов с постояльцами и подготовка отчетной документации;
предоставление полной информации об услугах гостиницы при личном общении и по телефону;
контроль над соблюдением правил проживания и эксплуатации номеров;
контроль качества обслуживания посетителей;
координирование работы персонала отеля;
урегулирование конфликтных и нестандартных ситуаций.
Кадровая служба является функционально-вспомогательным подразделением гостиницы. Это связано с тем, что его сотрудники участвуют в создании гостиничной услуги не непосредственно, а косвенно. Как правило, работники кадровой службы выступают в качестве экспертных советников линейных руководителей при решении вопросов о приеме на работу и увольнении, назначении на новую должность, направлении на профессиональное обучение, повышении заработной платы и т.п.
Основными задачами кадровых служб являются:
• формирование кадров организации;
• развитие работников;
• совершенствование организации труда и его стимулирование, создание безопасных условий труда.
При сохранении прежних функций служб управления персоналом особое значение приобретают тщательная разработка методов стимулирования всех участников трудового процесса, дифференцированный подход к трудовому потенциалу при выработке общих для организации принципов и правил работы с персоналом.
В связи с этим с особой остротой стоит вопрос о координации деятельности всех структур организации, проведении единой кадровой политики, подборе менеджеров, способных возглавить самые сложные и ответственные участки работы.
В небольших отелях службы маркетинга и продаж может не быть. Ее функции, как правило, совмещаются некоторыми работниками службы приема и размещения и руководством отеля. Для больших независимых отелей и предприятий, работающих по франчайзинговому договору, такие структуры целесообразны с точки зрения ведения бизнеса.
Структура службы зависит от потребностей и размера гостиничного предприятия. Как правило, возглавляет службу маркетинга и продаж директор, который напрямую подчиняется генеральному директору гостиницы.
Директор службы маркетинга и продаж руководит работой трех отделов, входящих в состав этого подразделения.
Отдел продажзанимается организацией корпоративных продаж, предлагая проведение в гостинице симпозиумов, конференций, совещаний, а также взаимодействует с туристскими агентствами. Отдел продаж только оформляет заказы, а организацией мероприятий занимается отдел обслуживания конференций, который и взаимодействует с заказчиком. Большую часть своего времени сотрудники отдела продаж проводят за пределами гостиницы в поисках «оптовых» покупателей гостиничных услуг.
Отдел рекламы и связей с общественностьюразрабатывает бюджет рекламной кампании, определяет рекламные средства, составляет рекламные послания и взаимодействует с уполномоченным рекламным агентством гостиницы (если такое существует). Отдел составляет краткосрочные и долгосрочные планы мероприятий, способствующих формированию привлекательного имиджа отеля. Сотрудники отдела часто контактируют с профильными агентствами.
Отдел обслуживания банкетов и конференций координирует распределение номеров для собраний и конференций, заказы на которые оформляет отдел продаж. Чаще всего сотрудники этого отдела полностью контактируют с клиентом по всем вопросам организации. Они также управляют процессом подготовки предполагаемого мероприятия, взаимодействуя со всеми необходимыми для этого службами гостиницы.
В задачи маркетинговой службы входит также определение основных сегментов рынка, с которыми отель будет успешно работать, составление профиля клиента и определение основных методов и инструментов привлечения клиентов.
В функции этой службы входит разработка клиентских программ, программ поощрения приверженных клиентов, систем корпоративных тарифов совместно с другими ответственными за это службами гостиницы.
Каждый год работы отдела анализируется. Сотрудники отдела отслеживают, сколько клиентов поставили «оптовики», с которыми сотрудничает отель, и вносят соответствующие изменения в следующий договор с ними.
Совместно с отделом персонала отдел маркетинга проводит обучение всех сотрудников отеля, которые имеют контакты с клиентами. Цель этого обучения — доведение до сознания всего персонала гостиницы, что каждый сотрудник является продавцом услуг своего предприятия. Иными словами, если клиент обращается с любым вопросом к сотруднику отеля, тот должен постараться продать какую-либо из услуг.
В отдел маркетинга должна поступать вся статистическая и бухгалтерская информация от всех служб гостиницы. Целью ее концентрирования в отделе маркетинга является анализ состояния гостиницы, выявление неиспользованных возможностей для дальнейшего повышения загрузки и увеличения доходов от всех источников.
Следует понимать, что работа отдела является в большей своей части засекреченной, так как почти вся информация, которой располагает отдел, конфиденциальна.
Бухгалтерский учет - это область специальных экономических знаний, имеющих в современном обществе важное прикладное значения. Он необходим для каждой организации независимо от организационно-правовой формы и целей ее деятельности.
Бухгалтерия (финансово-экономическая служба)
o отвечает за своевременное составление бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативными документами;
o несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины;
o проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности;
o организовывает составление бизнес-планов;
o составляет финансово-хозяйственные планы и сметы по установленным формам;
o несет ответственность за своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков;
o выполняет работу по учету, вводу в эксплуатацию и списанию материальных ценностей и учету денежных средств в установленном порядке;
o несет ответственность за соблюдением ценообразования и правильности составления тарифов;
o производит учет поступления и выбытия производственных запасов в соответствии с Положением (стандартом) бухгалтерского учета (П(С)БУ) 9 «Запасы»;
о организовывает работу по получению лицензий.
