В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя следующее:
- заявку туриста на бронирование тура;
- лист бронирования (booking form);
- подтверждение турагентства о бронировании тура по заявке туриста (confirmation);
- договор на путешествие (туристские услуги);
- документы от туриста для оформления виз и разрешений;
- консульские документы (для групповой визы);
- международный, служебный и именной ваучер;
- туристскую путевку утвержденной формы;
- транспортные документы;
- страховку;
- нотариально заверенную доверенность на детей;
- нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов;
- особые обязательства туриста применительно к данному туру;
- права и обязанности туриста;
- анкету туриста;
- памятку туриста и др.
Данный набор документов может варьироваться в зависимости от различных факторов (страны, вида путешествия, требований туроператора и турагента, состава группы и т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров. Рассмотрим подробнее перечисленные документы.
Заявка туриста на бронирование тура не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного документа. Как правило, в нем содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость (см. приложение 11).
Лист бронирования фактически является предварительным договором между туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную форму листа бронирования, где предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.). Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:
• референс - номер листа бронирования;
• реквизиты организатора путешествия;
• паспортные данные лица, заказывающего тур;
• наименование, стоимость, порядок оплаты тура;
• краткое описание тура и его особенности;
• дата и аэропорт отправления;
• наименование и класс отеля;
• вид питания;
• трансфер;
• сведения о страховке.
Подпись организатора путешествия и печать ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме.
Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один - выдается на руки покупателю, другой - направляется на принимающую фирму, третий - остается у турагента.
Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности брать с собой лист бронирования, номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере (см. приложение 12).
Подтверждение о бронировании услуг оформляется или отдельным документом произвольной формы, или факт бронирования с реквизитами брони указывается в соответствующей графе листа бронирования с повторением этой записи в именном ваучере.
Договор на туристское путешествие - обязательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории России регламентируется Гражданским кодексом и Законом Российской Федерации «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
В туристской практике на территории России и ближнего зарубежья взаимоотношения сторон регулируются договором, а при иных международных сделках - контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.
Порядок подготовки и заключения договора будет приведен в следующем параграфе.
Документы от туриста на получение виз и разрешений включают основную анкету, фотографии, общегражданский заграничный паспорт, в ряде стран - страховой полис и др. Формы и содержание анке - ты также различны и зависят от страны. Упрощенные одностраничные анкеты в Испанию и Италию состоят из 15-17 вопросов, аналогичная анкета в Великобританию имеет несколько страниц и содержит более подробные вопросы не только о туристе, но и его ближайших родственниках.
Наименование и структура требуемых документов зависит также от типа запрашиваемой визы: индивидуальной, групповой, шенгенской и др.
Международный туристский ваучер - подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест в гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, требующих предварительной оплаты.
Право выдачи международного туристского ваучера имеет турфирма, являющаяся членом национальной туристской ассоциации: в России - НТА (Национальная туристская ассоциация), РАТА (Российская ассоциация туристских агентств) или непосредственно членом ФУААВ (Всемирная Федерация ассоциаций туристских агентств).
Данный ваучер принимается предприятиями обслуживания во всем мире и исключает необходимость заключать соглашение с каждым из этих предприятий в отдельности. Так как ваучер - это узаконенный во всем мире платежный документ, то после предоставления указанных в нем услуг он может быть депонирован на любой банковский счет предприятия, предоставившего услуги.
Использование ваучера значительно упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот.
Если туристская фирма не является членом ФУААВ или национальных ассоциаций, она может использовать служебный ваучер, т. е. ордер, удостоверяющий наличие контракта, перечень бронированных услуг, их объемы, реквизиты сторон и др. Неотъемлемой частью служебного ваучера является лист отметки о предоставленных услугах.
Организатор путешествия обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и печатью. Таким документом согласно Конвенции служит именной туристский ваучер. Он отличается от служебного или международного тем, что не содержит ценовой информации и размера комиссионных турагенту (см. приложение 1).
Определение ваучера дается в «Правилах сертификации туристских услуг», утвержденных постановлением Госстандарта России от 14.10.94 г. № 18 и введенных в действие с 01.01.95 г., а также в Законе РФ от 24.11.1996 г. «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
Российские туристские фирмы оформляют на заграничное путешествие служебный и именной ваучеры (для получения услуг за рубежом и взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм) и туристскую путевку установленного образца (для внутренней отчетности и получения льгот по налогообложению).
В международной общепринятой терминологии, кроме международного, служебного и именного, существует еще понятие ваучера как документа-приглашения (Югославия, Болгария и др.), который предъявляется на границе и служит основанием для посещения страны.
Туристская путевка - документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера.
Новая форма туристской путевки - форма ТУР 1 (см. приложение 14) введена с 1996 г., в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.04.96 г. № 16-00-30-19. Одновременно с ней введены в действие несколько иных форм туристских путевок, утвержденные письмом Министерства финансов Российской Федерации от 25.09.96 г. № 04-03-07. Только такие формы признаются в органах учета, отчетности и налоговой службе. Данные формы содержат титул, отрывной корешок (талон) и обратную сторону, заполняемые в соответствии с имеющимися графами.
Транспортные документы включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции доплат за сверхнормативный багаж, санитарные сертификаты и др.
Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые не выдадут визы без предъявления страховки). Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг. Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.
Нотариально заверенная доверенность на детей оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха.
Прочие виды туристских документов, перечисленных выше, являются чисто информационными, а их форма и содержание зависят от вида путешествия, страны, специфики тура.
