Организационные документы

Организационные документы — комплекс взаи­мосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и работников предпри­ятия. Документам этой группы присущи следующие общие ха­рактерные черты:

¨ подготовке организационных документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуще­ствления процедура их проектирования, разработки, уточне­ния и согласования;

¨ введение организационных документов в действие всегда осу­ществляется после утверждения документа соответствующим руководителем в зависимости от категории документа - руко­водителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения;

¨ организационные документы относятся к документам бес­срочного действия и сохраняют свою юридическую силу до мо­мента их отмены (введения в действие новых взамен устарев­ших). Практика показывает, что при нормальном режиме ра­боты организации большинство организационных документов подвергается переработке примерно один раз в 4—6 лет. Значи­тельно чаще (в среднем один раз в год) содержание рассматри­ваемых документов уточняется. Внесение изменений и допол­нений в организационные документы производится приказом распоряжением) руководителя организации;

¨ организационные документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных во­просов;

¨ для абсолютного большинства организационных документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

К наиболее распространенным организационным доку­ментам относятся: учредительные документы (учредительный договор, устав), положение о структурном подразделении ор­ганизации, правила внутреннего трудового распорядка, поло­жение о персонале, штатное расписание, инструкции по от­дельным видам деятельности, должностные инструкции.

Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерче­ской или общественной деятельности.

Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен содержать: о полное и сокращенное фирменные наименования организа­ции;

¨ наименование вида документа (УСТАВ);

¨ дату (датой устава является дата его утверждения);

¨ номер;

¨ место издания (город);

¨ заголовок к тексту (Устав — чей?);

¨ гриф утверждения;

¨ текст;

¨ подпись.

Текст устава состоит из определенных разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1. Общие положения.

2. Цели, задачи, предмет деятельности.

3. Правовой статус.

4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).

5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, ос­новные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).

6. Учет и отчетность.

7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

8. Права и обязанности участников.

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы коммерческих предприятий утверждают владель­цы, коллективы при регистрации.

Уставы муниципальных предприятий утверждают район­ные или городские администрации.

Уставы общественных организаций принимают и утверж­дают съезды этих организаций.

Особенностью оформления устава является наличие отмет­ки о регистрации устава, проставляемой на титульном листе.

Она включает:

¨ наименование органа, осуществляющего государственную ре­гистрацию создаваемых юридических лиц;

¨ дату регистрации;

¨ государственный регистрационный номер.

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирую­щего органа.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок об­разования, структуру, функции, права и обязанности органи­зации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

¨ Титульный лист Положения оформляется на общем бланке организации, на котором указываются:

¨ полное официальное наименование организации; : наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ); :

¨ дата (датой является дата его утверждения руководителем или

¨ вышестоящим органом) и номер документа;

¨ место составления (написания);

¨ заголовок к тексту документа, отвечающий на вопрос «о чем?» (например: «Положение об аттестации»)', гриф утверждения;

¨ текст;

¨ подпись разработчика (руководителя подразделения);

¨ печать (при необходимости);

¨ визы согласования.

Текст может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

3. Управление и структура.

4. Права и обязанности.

5. Контроль деятельности,

6. Служебные контакты.

7. Ответственность.

Пример оформления положений о службе ДОУ представ­лен в приложении 2.

Инструкция по отдельному виду деятельности — норматив­ный акт, регулирующий организационные, производствен­ные, финансовые и иные вопросы деятельности организации, подразделений организации и должностных лиц.

Инструкции могут издаваться: органом государственного управления, отраслевым органом управления, муниципаль­ным органом управления, руководством организации.

Инструкции бывают двух видов — типовые, разрабатывае­мые для однотипных организаций, структурных подразделе­ний, и индивидуальные, разрабатываемые для конкретной ор­ганизации, структурного подразделения.

Инструкция должна содержать:

¨ наименование организации;

¨ наименование вида документа (ИНСТРУКЦИЯ);

¨ дату (датой инструкции является дата ее утверждения руково­дителем или вышестоящим органом) и номер;

¨ место составления (написания);

¨ заголовок к тексту;

¨ гриф утверждения;

¨ текст;

¨ подписи составителей;

¨ печать (при необходимости);

¨ визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководи­телем организации или распорядительным документом (при­казом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к приказу.

Должностная инструкция — основной организационный доку­мент, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Ее значение состоит в том, что она имеет силу юридического документа.

Различают должностные инструкции типовые и конкрет­ные.

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть типовая должностная инструкция кассира.

Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить обезличенный ха­рактер и объявляться работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Как правило, должностная инструкция не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структур­ных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положени­ях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений. Однако и коммерческим ор­ганизациям должностные инструкции могут быть весьма по­лезны. Например: известны случаи, когда уволенные по ка­ким-либо причинам работники обжаловали действия админи­страции в суде, ссылаясь на то, что они не были официально предупреждены о круге их должностных обязанностей.

Должностные инструкции служат основой при аттестации персонала, при увольнении работника в период испытательно­го срока, при проведении сокращения численности или штата работников.

Наличие должностных инструкций в организации позволяет:

¨ разрешать трудовые споры внутри организации без привлече­ния государственных органов;

¨ равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и глав­ным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей;

¨ работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Недостатком должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.

Разрабатывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом ор­ганизации и кадровой службой, утверждается руководителем организации или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

¨ наименование организации, разработавшей инструкцию;

¨ наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУК­ЦИЯ);

¨ дату и номер;

¨ заголовок к тексту (отвечает на вопрос «кого?», например: «Должностная инструкция бухгалтера»)-,

¨ гриф утверждения;

¨ текст;

¨ подпись разработчика;

¨ печать (при необходимости);

¨ визы согласований.

Существует несколько методик составления должностных инструкций. Возможна методика, состоящая из четырех разде­лов:

1. Основные задачи.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

В наибольшем объеме должностная инструкция может со­держать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Служебное взаимодействие.

7. Оценка работы.

Необходимость в пересмотре должностной инструкции возникает в связи с изменением структуры и функций подраз­деления и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ.

Одним из обязательных реквизитов должностной инструк­ции является отметка об ознакомлении работника с должност­ной инструкцией. Существуют два подхода:

1) Должностная инструкция составляется в двух экземпля­рах и более, один из которых передается работнику;

2) Должностную инструкцию составляют в одном экземп­ляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и пе­редают одну из них работнику. В этом случае ознакомление оформляется отдельным листом, который является неотъемле­мой частью должностной инструкции. Например, так оформ­ляется ознакомление с должностной инструкцией в таможен­ных органах.

Лист ознакомления составляют по следующей форме.

лист

ознакомления с должностной инструкцией

№ п/п	Ф.И.О. работника, на­значаемого на должность	Дата и подпись работника по­сле ознакомле­ния с инструк­цией и получе­ния ее копии	Дата и номер приказа о на­значении на должность	Дата и номер приказа об ос­вобождении от занимаемой должности
	Сидоров Алексей Павлович	03.05.2007 (подпись)	04.05.2007 №45	15.04.2008 №46
	Андреев Сергей Ильич	07.09.2007 (подпись)	07.09.2007 № 124
	Светлова Алла Петровна	03.03.2008 (подпись)	03.03.2008 № 15

Лист ознакомления рассчитывается на число работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструк­ция в течение времени ее действия.

Утвержденную инструкцию и лист ознакомления нумеру­ют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа делается запись:

 

B дайной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью_________ листов.

число листов

Руководитель или уполномоченное им лицо подписывает запись и указывает дату.

Правила составления должностной инструкции представ­лены в приложении 3, а примеры оформления должностных инструкций — в приложении 4.

Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных доку­ментов — обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только

от своей деятельности, но и деятельности организаций, входя­щих в его систему.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативным правовым актам. Основанием для их из­дания может быть:

¨ необходимость исполнения принятых законодательных, нор­мативных правовых актов и иных решений вышестоящих орга­нов;

¨ о необходимость решения оперативных задач, стоящих перед органом управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (поста­новления, решения), т.е. на основе решений, принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией;

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания и т.д.), когда власть по всем вопросам управления в организации принадле­жит ее руководителю.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения производственных задач. Приказы делятся на две группы — приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы: по организации работы организации, финансированию, пла­нированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, другим производственным вопросам (например: о распределе­нии служебных помещений, о нарушении правил транспорти­рования грузов, о создании рабочей группы по проекту, о пре­мировании работников, о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.).

По поручению руководителя проекты приказов подготов­ляются специалистами организации после изучения сути во­проса и сбора необходимой информации.

Приказы оформляются на общем бланке организации или бланке приказа и имеют следующие реквизиты:

¨ наименование организации — автора документа;

¨ наименование вида документа (ПРИКАЗ);

¨ дату, номер;

¨ место составления;

¨ заголовок к тексту;

¨ текст;

¨ подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководите­лем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», на­пример: «О реорганизации предприятия».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей — кон­статирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (решения совета директоров, производственная необ­ходимость). Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях...», «На основании...», «Во исполнение...». Констатирующую часть приказа опуска­ют, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоето­чие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предпи­сываемое действие и срок исполнения. Если исполнителю да­ется постоянное поручение, то срок исполнения в приказе мо­жет отсутствовать. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если контроль за выполнением приказа осуществляет руководитель организации, пункт о контроле в приказе отсутствует.

При необходимости в приказе перечисляют ранее издан­ные'документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распоря­дительной части не в отдельном реквизите «Приложение», а в скобках в соответствующих пунктах.

Проект до подписания подлежит согласованию путем .ви­зирования у всех заинтересованных лиц, а также в структурных подразделениях и у должностных лиц, которых он касается.

Приказ поличному составу — правовой акт, издаваемый ад­министрацией для регулирования правоотношений между гра­жданами и органами управления. Такие приказы готовят отде­лы кадров или, если такой отдел не предусмотрен структурой организации, должностные лица, которым поручено вести до­кументы по кадрам. Приказы по личному составу фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с рабо­ты, установление должностных окладов, отпуска, командиров­ки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т.д. В 2004 г. утверждены новые унифицированные формы большинства приказов по личному составу, что позволило внести единооб­разие в структуру текста.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

¨ наименование организации — автора документа;

¨ наименование вида документа (ПРИКАЗ);

¨ дата и номер приказа;

¨ место издания, заголовок к тексту;

¨ текст; о подпись;

¨ визы согласования;

¨ отметка об ознакомлении с приказом работника;

¨ отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В тексте указываются: ФИО работника (полностью), на­именование структурного подразделения, профессия (долж­ность), предпринимаемое действие (УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ и т.д.), с какого числа. В графе «основание» указываются доку­менты, послужившие причиной создания приказа.

Приказы нумеруются в течение календарного года. Номер пишут с добавлением индекса «к» или «л/с», что значит: приказ по кадрам. Приказы визируют заместитель директора по кад­рам, руководитель отдела кадров, руководитель отдела, в кото­ром работает работник, бухгалтер, а приказы об увольнении или дисциплинарных взысканиях — еще и юрист. Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в приказе указывается иная дата его вступления в юри­дическую силу (например: приказ подписан 10 мая, а увольне­ние работника должно быть произведено 25 мая).

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения составляются в основном по вопросам:

¨ информационно-методического характера;

¨ повседневной административной, производственно-хозяйст­венной деятельности;

¨ связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

О распределении обя­занностей между заместителями руководителя компании; О применении правил работы с конфиденциальными доку­ментами; О передаче дел и документов увольняемыми работ­никами; О проведении ежегодной диспансеризации работни­ков и т.п.

Составляются и оформляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности. Распоряжение должно содержать:

¨ наименование организации;

¨ наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

¨ дату, номер;

¨ место изготовления;

¨ заголовок к тексту;

¨ текст;

¨ подпись.

Текст распоряжения также состоит из двух частей — конста­тирующей и распорядительной. Распорядительная часть начи­нается глаголом «ПРЕДЛАГАЮ» (ОБЯЗЫВАЮ), который в тексте распоряжения часто опускают, указывая только дейст­вие, например: «Всем сотрудникам пройти инструктаж».

Распоряжения подписывают руководитель или заместите­ли руководителя организации.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения во­просов и коллегиального принятия решений на собраниях, со­вещаниях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллеги­ального органа; составляется на основании записей, произве­денных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материа­лов. На оформление протокола совещания обычно отводят 3-5 дней.

Проект протокола визируется работниками или подразде­лениями, выносившими вопрос на обсуждение.

Подписывают протокол председатель и секретарь собра­ния. В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь следующие реквизиты:

¨ наименование организации;

¨ наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

¨ дата и номер; о указание места издания;

¨ заголовок к тексту;

¨ текст;

¨ подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания. Но­мер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря собрания и присутствующих — до 10 человек. Если присутствующих больше, то составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение (как и представленные на рассмотрение материалы). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунк­там повестки дня.