Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах. Многие предприятия социально-культурного сервиса и туризма приходят к выводу о необходимости создания специального подразделения, службы ДОУ по мере развития предприятия, увеличения выручки, выхода на новые рынки, в новые регионы. Общий порядок формирования службы ДОУ на крупном предприятии социально-культурного сервиса и туризма предусматривает: в изучение нормативно-правовых актов и организационно- распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления; о подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ; в разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;
« разработку проекта численного состава службы ДОУ; ♦ разработку проекта штатного расписания службы ДОУ; С разработку проекта положения о службе ДОУ; разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления; : разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;
разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководящего состава; разработку норм на выполнение работ по документационному обеспечению управления;
разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия и с другими предприятиями (организациями, учреждениями); разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и назначении руководящего состава службы ДОУ - руководителя службы ДОУ и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).
Если на предприятии нет службы ДОУ, а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ, ее формирование, как правило, возлагается на руководителя кадрового органа предприятия, например службы персонала, отдела кадров, менеджера по кадрам и т.п. Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т.д.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и проч.).
В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа действует на основании распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке. Последнее относится только к подготовке служебной записки с обоснованием. Все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании.
Выбор проекта организационной структуры службы ДОУ, ее численного состава зависит от множества факторов, которые оказывают влияние на проектирование не только ДОУ, но и всей структуры управления предприятием. Основные факторы, оказывающие влияние на формирование ДОУ в турфирмах и гостиницах, представлены на рис. 5.2.
Факторы и их влияние на организационную структуру ДОУ
В турфирме В гостинице
Вид деятельности (туроператорская или турагентская) Номерной фонд (малые, средние, крупные гостиницы)
Масштаб турфирмы (выручка от реализации туруслуг) Специализация гостиницы (структура основных и дополнительных услуг, ориентация на определенный сегмент рынка)
Форма организации бизнеса (независимые или сетевые предприятия).
