пользователей: 21204
предметов: 10449
вопросов: 177330
Конспект-online
зарегистрируйся или войди через vk.com чтобы оставить конспект.
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

Основы документационного менеджмента

Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повыше­ния эффективности деятельности организации. Выделяют че­тыре основные общие функции менеджмента — планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Учитывая специфику деятельности по управлению доку­ментацией, можно дать следующее определение: документаци- онный менеджмент — это деятельность, связанная с разработ­кой и реализацией управленческих решений по оптимизации документооборота в организации.

Конечной целью деятельности по управлению документаци­ей является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наимень­шими материальными затратами.

Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией предприятия, являются:

¨ организация рационального документооборота;

¨ контроль исполнения документов;

¨ оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государствен­ный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

¨ последующее хранение документов в архиве.

К подсистемам документационного обеспечения управле­ния организацией относится документационный менеджмент и деятельность по документированию деятельности организа­ции (рис. 5.1).

Основные подсистемы документационного обеспечения управления организацией

Документационный менеджмент Документирование деятельности         

1 1 1

Планирование деятельности по управлению документацией       Организация службы документационного обеспечения управления      Мотивация работников, занятых в системе документационного обеспечения управления     Контроль деятельности по управлению документацией                                        

Рис. 5.1. Основные подсистемы документационного обеспечения управления

организацией

Планирование деятельности по управлению документацией.

В менеджменте принято выделять следующие виды планиро­вания:

¨ стратегическое (более 1 года, обычно 3—5 лет);

¨ текущее (до 1 года);

¨ оперативное (месяц, квартал).

Сущность и содержание деятельности по документационному обеспечению управления организацией предполагает ис­пользование стратегического подхода к планированию.

Планирование деятельности службы документационного обеспечения осуществляется ее начальником в пределах своей компетенции на основе:

¨ плановых показателей финансово-экономического развития организации (на планируемый период);

¨ итоговых результатов деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

¨ целей и задач деятельности службы.

Годовой план работы является основным документом пла­нирования деятельности службы ДОУ. План — это документ, в котором излагаются перечень намечаемых к выполнению ра­бот (мероприятий), их последовательность с указанием сроков исполнения (мест проведения), ответственных исполнителей и исполнителей. При подготовке проекта плана должны соблюдаться предписания и рекомендации нормативно-методи­ческих документов по вопросам планирования.

Разработка проекта годового плана работы службы ДОУ производится с учетом:

¨ приоритетных направлений деятельности службы ДОУ на пла­нируемый период;

¨ видов и объемов работ по документационному обеспечению управления, возлагаемых на службу ДОУ с учетом ее реальных организационных возможностей.

Оптимизация планирования деятельности по управлению документацией предполагает использование информацион­ных систем. Из множества информационных систем, относя­щихся к классу систем электронного документооборота, рас­смотрим наиболее распространенные типы:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информа­ции (электронные архивы). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эф­фективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по зара­нее заданным маршрутам. Объект, движущийся в системе, мо­жет видоизменяться во время своего следования по маршруту, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Систе­мы такого типа называют системами Workflow («поток работ»). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем (в отличие от элек­тронных архивов). С помощью таких систем можно организо­вать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организа­цией и накопление знании, обеспечивают корпоративную ин­фраструктуру для создания, совместной работы над докумен­тами и их публикации, доступную, как правило, всем пользо­вателям в организации.

Для каждого типа систем можно выделить наиболее извест­ные программные продукты, хотя существует множество сис­тем, совмещающих функции разных типов систем электрон­ного документооборота.

8 - 9631

Электронные архивы', о Documentum (http://www.documentum.com) — система управ­ления документами, знаниями и бизнес-процессами для круп­ных предприятий и организаций. Documentum — это платфор­ма, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интра- нет- порталов;

о фуппа продуктов PC Docs - корпоративный сервер архива до­кументов и Fulcrum — мощная поисковая система, владельцем которых является компания «Humminbird». Система поддер­живает работу с распределенными архивами, в том числе тер­риториально удаленными, осуществляет поддержку работы с оптическими, магнитооптическими и ленточными накопите­лями и библиотеками. Система отличается хорошей масшта­бируемостью, допускает увеличение числа пользователей сис­темы до нескольких тысяч без изменения структуры данных.

Системы класса Workflow. о StafTWare — ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (до нескольких тысяч) в рам­ках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе предусмотрены развитые средства маршрутизации до­кументов, назначения конкретных исполнителей и прав досту­па, передачи информативных и управляющих сообщений, мо­ниторинг и контроль исполнения работ; О Optima Workflow —имеет общий механизм организации потока работ, позволяет хранить на время проведения работ все доку­менты, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранили­ща используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в ви­де диаграмм Ганта1. Эту работу можно производить и в среде

[1] Диаграммма Ганта (ленточная диаграмма, график Г

MS Project с использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе ра­бот в эту программу.

Комплексные системы коллективной работы и управления орга­низацией:

компания «Microsoft» в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота предлагает использовать про­дукт Microsoft Exchange Server в комплекте с клиентским прило­жением Microsoft Outlook, а также продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организа­ции корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, ком­пания предоставляет полный набор средств для организации опМпе-взаимодействий;

: компания IBM предлагает в качестве базового средства автома­тизации документооборота использовать платформу Lotus Notes, помимо этого имеется возможность дополнить базовую функ­циональность средствами организации архива документов Domino.doc, Workflow подсистемой Domino.Workflow и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимо­действий;

«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» решает следующие основ­ные задачи: создание электронного архива (корпоративное хра­нилище документов и информации), организация документо­оборота (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний), управление бизнес-процессами (потоки задач и потоки информации), ко­ординация работ и коллективное взаимодействие.

При выборе программного обеспечения для автоматизации делопроизводства турфирмы целесообразно проанализиро­вать следующие критерии:

о средства навигации — удобство доступа пользователей к при­ложениям программы, навигации по данным, представления данных;

: картотека/учет — функции учета документов, атрибутирова­ния, создания карточек документов и т.д.;

: архив/обработка изображений — хранение документов, управ­ление версиями, захват документа на редактирование, скани­рование изображений, распознавание текста;

маршрутизация/контроль — функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов;

о автоматизация бизнес-процессов — средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процес­сов;

о групповая работа — средства для организации телеконферен­ций, групповых обсуждений и разработки документов;

О поиск/Knowledge Management — средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т.д.), классификация и ката­логизация документов, создание баз знаний по предметным областям;

О открытость - возможности по расширению функциональности.

Выбирая программное обеспечение для целей автоматиза­ции документационного оборота турфирмы, необходимо как можно четче очертить круг задач, который планируется ре­шать. Это позволит уменьшить затраты на его приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.

5.2. Служба документационного обеспечения управления

Организационные вопросы. Служба документа­ционного обеспечения является составной частью организа­ционной структуры управления, в ее рамках протекает управ­ленческий процесс, между участниками которого распределе­ны функции и задачи управления. Организационная структура с этой позиции - форма разделения и кооперации управленче­ской деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организа­ции. Структура управления включает в себя все цели, распре­деленные между различными звеньями, связи, между которы­ми обеспечивают координацию их исполнения. Элементами структуры управления являются: звенья управления, уровни управления, связи, которые делятся на горизонтальные и вер­тикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделе­ния, а также отдельные специалисты, выполняющие соответ­ствующие функции управления либо их часть (например, ме­неджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В ос­нове образования звена управления лежит выполнение отде­лом определенной функции управления. Служба документа­ционного обеспечения организуется на основе выделения ра­ботников, занимающихся документационным обеспечением деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления организацией (предприятием, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспече­нию управления организацией в соответствии с ее назначени­ем и приоритетами развития (см. приложение 2).

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах само­стоятельного структурного подразделения. Однако в зависи­мости от особенностей организации и специфики ее деятель­ности по решению руководителя функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т.п.).

Цел ью деятельности службы ДОУ является организация эф­фективного документационного обеспечения управления дея­тельностью предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются: о организация, внедрение, эксплуатация и совершенствование интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятием; О оптимизация форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных техноло­гий обработки документированной информации; о надлежащее организационно-методическое руководство по соблюдению установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами;

действенный контроль за соблюдением установленного по­рядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Типовая организационная структура службы ДОУ определя­ется в зависимости от принадлежности предприятия (органи­зации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспече­ния управления соответствующими предприятиями (организа­циями, учреждениями).

В министерствах и ведомствах РФ и субъектов Федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В со­став управления делами, как правило, включаются: о секретариат — приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро; о инспекция при министре (руководителе ведомства); о канцелярия — бюро правительственной переписки, бюро уче­та и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копиро­вально-множительное бюро, телетайпная и др.; о отдел по работе с письменными обращениями граждан; о отдел по совершенствованию работы с документами; о архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в исследо­вательских, проектных, конструкторских организациях и компь­ютерных центрах, высших учебных заведениях и других анало­гичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел документационного обеспечения управления (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются: О секретариат; о экспедиция;

о подразделение по учету и регистрации документов (делопроиз­водство); о машинописное бюро; о копировально-множительное бюро; о подразделение по контролю за исполнением документов; о подразделение по совершенствованию работы с документами; о подразделение по работе с письменными обращениями граж­дан; О архив.

В негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах (в том числе совместных), кооперативах и т.п.), а также в органах местного самоуправления и обществен­ных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются: секретариат; : канцелярия;

фуппа контроля за исполнением документов; : протокольная группа; группа по совершенствованию работы с документами; группа по работе с письменными обращениями граждан; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; : архив.

В условиях малого предприятия (организации, учрежде­ния), где работает до 100 человек, задачи по документацион- ному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.

Рассмотрим основные функции структурных подразделе­ний службы ДОУ крупного предприятия.

Административный отдел службы ДОУ прежде всего реали­зует функцию повседневного управления (администриро­вания) деятельностью службы. Подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа кон­троля за исполнением — реализуют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осу­ществляет контроль за надлежащей организацией рассмот­рения поступающих в адрес предприятия письменных за­просов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контро­ля за исполнением документов - контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-дело- вой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группу обеспечения протокольных мероприятий и группу орга- низационно-методического обеспечения, реализует обес­печивающую функцию. В процессе ее реализации отдел осу­ществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц

предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совеща­ний, конференций и т.п.), а также организационно-мето- дическое обеспечение деятельности структурных подразде­лений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства реализует в процессе своей дея­тельности делопроизводственную функцию, т.е. весь ком­плекс вопросов, связанных с движением документов пред­приятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (напри­мер, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (в почтовые от­деления, а также непосредственным получателям докумен­тов). Группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает в свой состав группы оператив­ного и архивного хранения документов и реализует функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется опера­тивное хранение (до момента передачи документов на посто­янное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия, - постоянное хра­нение (до момента передачи документов в государственный архив).

Отдел технического исполнения документов осуществляет функцию подготовки проектов и, если требуется, дополни­тельных экземпляров подписанных (утвержденных) докумен­тов. В состав отдела входят две группы - группа подготовки проектов документов и группа тиражирования документов.

Мотивация работников, занятых в системе документационного обеспечения управления. Мотивация - создание внутреннего по­буждения к действиям — является результатом действия слож­ной совокупности потребностей, которые постоянно меняют­ся. Этот процесс начинается с возникновения физиологиче­ской или психологической потребности, которая создает побуждение (мотив), в результате чего активизируется поведе­ние или действие, направленное на достижение цели или воз­награждения, и соответственно в итоге возникшая потреб­ность удовлетворяется1. Такая последовательность событий, действий получила название мотивационного цикла.

Для того чтобы используемые организацией стимулы вос­принимались конкретным работником как мотив для измене­ния своего поведения, руководителю следует определить, ка­ковы на самом деле потребности работника, и обеспечить ус­ловия для удовлетворения его потребности за счет повышения эффективности профессиональной деятельности.

Для повышения эффективности деятельности работников, связанных с документационным обеспечением деятельности управления организацией, могут быть использованы различ­ные виды стимулов:

материальное вознаграждение — заработная плата, участие в прибылях, приобретение акций предприятия, материальные выплаты, выплаты по результатам работы; социальное обеспечение — медицинское страхование, допол­нительное пенсионное страхование, социальные льготы, забо­та о детях и родственниках, оздоровительные мероприятия, особые условия труда;

моральное вознаграждение — грамоты, ценные подарки, суве­ниры, устное поощрение, благодарность; обучение, повышение квалификации - проведение тренин­гов, курсов, семинаров в рамках организации и за ее предела­ми, реализация адаптационных программ.

В туризме и гостиничном бизнесе формирование мотива- ционных программ зависит от следующих факторов2: принадлежность предприятия к предпринимательской сети; так, гостиничные и туристские сети разрабатывают общие про­граммы, например в компенсационный пакет работников гос­тиницы, входящей в гостиничную сеть, может входить предос­тавление скидки на проживание в других отелях этой сети; конъюнктуры рынка труда, в частности на современном рынке труда спрос на отдельные категории специалистов в индустрии туризма превышает предложение, поэтому квалифицирован­ные работники таких категорий при выборе места работы ори­ентируются на сложившийся на рынке уровень оплаты труда и состав социального пакета; о особенности деятельности конкретных работников; так, шеф- повар крупной гостиницы должен быть всегда доступен, по­этому ему оплачивается мобильная связь.

Например, в гостинице «Катерина-Сити» используются следующие формы стимулирования работников: объявление благодарности, награждение ценным подарком, присвоение звания лучшего по профессии, присвоение звания «Работник месяца», награждение почетной грамотой, вручение Серебря­ного нагрудного знака (за 10 лет работы в гостинице), вручение Золотого нагрудного знака (за стаж работы не менее 20 лет).

Основная сложность, которую следует учитывать при соз­дании системы стимулирования работников, занятых доку- ментационным обеспечением деятельности организации, свя­зана с оценкой эффективности их труда, вклада в общие ре­зультаты работы предприятия. Поэтому основой справедливой и действенной системы стимулирования является эффектив­ная система контроля.

Контроль деятельности по управлению документацией. Под кон­тролем в менеджменте обычно понимается процесс установле­ния отклонений от предусмотренных величин и действий ра­ботников в хозяйственной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути вы­полнения плановых заданий, поэтому контроль можно опре­делить как процесс, реализуя который, организация обеспечи­вает достижение своих целей.

Контроль должен отвечать ряду требований1: 1. Стратегическая направленность контроля — одно из главных условий его эффективности. Контролироваться должны ре­зультаты деятельности организации по стратегическим на­правлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, сле­дует измерять нечасто, о полученных результатах сообщать ра­ботникам, если отклонения станут необычно большими.

с требованиями законодательства, нормативно-правовых ак­тов и организационно-распорядительных документов по во­просам документационного обеспечения управления; О предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;

о резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченно­го устанавливать порядок исполнения, в том числе сроки ис­полнения тех или иных документов.

В качестве основных объектов (и соответственно направле­ний) контроля исполнения документов следует рассматривать: о сроки исполнения документов; о объемы исполнения документов;

о соответствие исполненных документов установленным требо­ваниям;

О соответствие исполненных документов требованиям, предъяв­ляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформле­нию.

Контроль исполнения документов предприятия включает следующие процедуры: о постановка документа на контроль;

о проверка своевременного доведения документа (содержания пору­чения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя); о предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа;

о в необходимых случаях — пересмотр сроков исполнения доку­мента (уточнение общего порядка исполнения документа); О учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

(за период времени, а также по основным видам документов); о информирование руководителя предприятия, других должност­ных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

К числу основных задач работника, ответственного за кон­тролирование исполнения документов, относятся: о проверка соответствия исполняемых на предприятии проектов

документов установленным требованиям; о ведение контрольной документации, ее поддержание в акту­альном состоянии; о оперативный учет прохождения документов, подлежащих кон­тролю исполнения;

анализ причин неисполнения (ненадлежащего исполнения) до­кументов и соответствующих резолюций (решений); : информирование руководства предприятия о состоянии испол­нения документов; : участие в подготовке предложений по совершенствованию сис­темы контроля за исполнением документов, а также в разработ­ке мероприятий по рационализации документооборота пред­приятия.

Регистрация данных о документах производится в соответст­вующих карточках, журналах, книгах и т.п. В целях обеспечения надлежащей информационной совместимости регистрационных данных ГС ДОУ устанавливает обязательный состав реквизитов регистрации:

регистрационный номер документа; автор(корреспондент) документа; наименование вида документа; : дата документа; индекс документа (для входящих документов, кроме того, дата поступления);

заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); : срок исполнения документа; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс докумен- та-ответа);

номер дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел пред­приятия должен быть помещен соответствующий документ.

Определение общих требований к организации документооборо­та является важным направлением деятельности по обеспече­нию контроля исполнения документов. С этой целью разраба­тывается инструкция по ДОУ — документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (ис­полнения) в процессе этой деятельности структурными под­разделениями и должностными лицами предприятия соответ­ствующих положений законодательных и нормативно-право- зых актов. Ее функциональное назначение заключается в установлении единого порядка обращения с документами пред­приятия в процессе повседневной деятельности и единого поряд­ка документирования управленческой деятельности предпри­ятия.

Рекомендуемая структура инструкции по документацион- ному обеспечению содержит следующие разделы: Раздел 1. Общие положения

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов

Раздел 4. Особенности оформления документов

Раздел 5. Организация документооборота предприятия

Раздел 6. Поисковая система по документам

Раздел 7. Контроль исполнения документов

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив

Раздел 10. Заключительные положения

Контроль за функционированием службы документационного обеспечения управления предусматривает разработку системы мер по оценке результатов деятельности сотрудников, ответст­венных за документационное обеспечение деятельности пред­приятия.

В реализации контрольной деятельности участвуют непо­средственные руководители ответственных исполнителей (ис­полнителей) (руководители структурных подразделений). Осо­бое место в осуществлении контроля исполнения документов предприятия принадлежит специальному контрольному орга­ну — отделу (фуппе) контроля исполнения документов — или спе­циально уполномоченному должностному лицу.

Указанный орган (должностное лицо) может осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю предприятия или одному из его заместителей, например заместителю по управлению (последнее характерно для малых предприятий, где работает до 100 человек). Определенными полномочиями по контролю исполнения наи­более важных и срочных документов, как правило, наделяется секретариат (секретарь) руководителя предприятия. В конеч­ном счете контрольная деятельность всех перечисленных струк­турных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.


07.04.2016; 09:06
хиты: 47
рейтинг:0
Профессии и Прикладные науки
общественные дела
международные отношения
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2016. All Rights Reserved. помощь