Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, упрощает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.
Установлены два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также использовать формат A3 (297x420 мм) для документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Допускается использовать бумагу формата А6 (105x148 мм) для оформления резолюций руководителя.
В ГОСТ Р 6.30—2003 указывается, что каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Бланки могут выполняться средствами полиграфии или на персональном компьютере. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической продукцией строгой отчетности и должны выполняться исключительно типографским способом. Не допускается использование ксерокопий таких бланков при создании документов.
Бланки организаций подлежат строгому учету, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк (для изготовления любого вида документа, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в тех случаях, когда руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи должность не указывается.
Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему их расположения на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть угловым и продольным.
Организация сама выбирает расположение реквизитов бланка из соображений удобства. Угловое расположение реквизитов считается более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка даются на двух языках.
Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельный бланк для писем. Оформление организационно-распорядительных документов на бланке для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа.
Для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:
¨ Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
¨ эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
¨ код организации по ОКРО (Общероссийский классификатор
¨ предприятий и организаций); о наименование организации;
¨ наименование вида документа; о место составления или издания документа.
Кроме этих реквизитов в виде уголков ил и других обозначений наносятся ограничительные отметки для расположения реквизитов:
¨ код организации по ОКУД;
¨ дата документа;
¨ регистрационный номер документа;
¨ заголовок к тексту;
¨ отметка о контроле.
Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого числа документов данных видов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков общий бланк типографским способом дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т.п.
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
¨ Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
¨ эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
¨ код организации по ОКПО;
¨ код формы документа по ОКУД;
¨ наименование организации;
¨ ОГРН;
¨ ИНН/КПП;
¨ справочные данные об организации.
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
¨ дата документа;
¨ регистрационный номер документа;
¨ ссылка на регистрационный номер и дату документа;
¨ адресат;
¨ заголовок к тексту;
¨ отметка о контроле.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО "РЕАЛ"».
Бланк структурного подразделения может быть использован, если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения; на таком бланке после наименования организации указывается наименование структурного подразделения.
На рис. 2.3-2.7 представлены некоторые образцы оформления бланков.
Рис. 2.3. Бланк для писем с угловым расположением реквизитов
РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-7874 E-mail: mail@vniidad.ru http:/www.vniidad.ru 0КП0 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ №__________
На №______ от___________
Рис. 2.4. Бланк для писем с продольным расположением реквизитов РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ______ №_________________________________ Москва
Рис. 2.5. Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов
РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ПРИКАЗ __________ №______ Москва
Рис. 2.6. Образец бланка конкретного вида документа
РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД) Заместитель директора Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-7874 E-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ №__________
На №______ от___________
Рис. 2.7. Образец продольного бланка должностного лица
