Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Их отсутствие или неправильное оформление – делают документ не действительным.
Совокупность реквизитов, которые составляют документ, называется формуляром.
Формуляр, характерный для конкретного вида документа, называется типовым формуляром.
Типовой формуляр характеризуется совокупностью реквизитов, расположенных в определенной последовательности. В основу стандартизации и унификации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели называются формулярами-образцами.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Он строится на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин. Нахождение реквизита всегда в своем месте помогает найти нужные данные при ознакомлении с документами.
Все документы оформляются на бланках.
Бланк документа – это стандартный тип бумаги, на которой воспроизводится информация об организации.
Бланки делятся на бланки общего вида и бланки для писем.
Между собой они различаются набором реквизитов: общий бланк содержит реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 09, 10, 12; бланк письма – 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 09, 10, 11.
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
26 отметка о заверении копии;
27 отметка об исполнителе;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа