Основные понятия о документе, системах документации

Документ — это зафиксированная на матери­альном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различны­ми документами, необходимо провести их классификацию.

Классифицирование документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы принято подразделять по следующим признакам:

¨ по видам — организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, плано­вые, отчетные, документы по личному составу (кадровые доку­менты).

¨ по форме изложения — индивидуальные, типовые, трафарет­ные;

¨ по содержанию — простые (рассматривают один вопрос), сложные (рассматривают несколько вопросов);

¨ по происхождению - официальные, личные;

¨ по месту происхождения — внешние (пришедшие из других ор­ганизаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри организации);

¨ по срокам хранения — постоянные, временные (до 10 лет и свыше 10 лет);

¨ по гласности — документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «КТ», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), доку­менты без ограничения доступа;

¨ по средствам фиксации информации — рукописные, машино­писные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;

¨ по юридической значимости — оригиналы (подлинники), ко­пии, дубликаты, черновики, выписки;

¨ по срочности — срочные, несрочные.

Унификация документов - установление единого комплек­са видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием (управленче­ская, научная, конструкторская, технологическая и др.).

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управ­ления.

Управленческая документация имеет универсальный харак­тер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и неком­мерческих организаций. Данный вид документации подразде­ляется на отдельные системы.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформле­нию.

Основой для систематизации документов в информацион­но-поисковых системах служит Общероссийский классифи­катор управленческой документации (ОКУД). В ОКУД вклю­чены унифицированные формы, относящиеся к унифициро­ванным системам документации, обязательным для применения и документационного общения между юридическими лицами. Это формы:

¨ организационно-распорядительной документации; о первичной учетной документации; о банковской документации;

¨ финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации

¨ бюджетных учреждений и организаций;

¨ учетной и отчетной бухгалтерской документации предпри­ятий;

¨ отчетно-статистической документации;

¨ документации по труду; о документации Пенсионного фонда РФ;

¨ внешнеторговой документации.

В стадии разработки находятся унифицированные системы документации: таможенной, нотариата, по арбитражу, налого­обложению и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Формы документов, включенных в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, которыми являются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает требования не ко всем до­кументам, а лишь к одной из систем управленческой докумен­тации — организационно-распорядительной, функции кото­рой в управлении реализуются посредством документов раз­личных видов и назначения: о создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов — устава, положения, учредительного договора; о деятельность органов управления организации, ее структур­ных подразделений и должностных лиц регулируются регла­ментами, положениями о структурных подразделениях, инст­рукциями, правилами и другими организационными докумен­тами;

¨ управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, рас­поряжения, приказы и др.);

¨ заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов;

¨ взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с по­мощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе;

¨ при оформлении приема, увольнения, перемещения работни­ков, предоставлении отпуска создаются кадровые документы — трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.;

¨ в организации подготовляются акты, отчеты, справки, доклад­ные записки и иные документы; о информационный обмен с организациями и гражданами осу­ществляется посредством писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факси­мильной связи и компьютерных сетей.