В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
К основным решаемым задачам архива организации относятся:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Перечень документов которыми оперирует архив в работе:
Акт о выдаче дел во временное пользование
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Акт о миграции и перезаписи ЭД
Акт о неисправимых повреждениях документов
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Акт о технических ошибках в учетных документах
Акт об обнаружении документов
Акт об образовании объединенного архивного фонда
Акт описания документов личного происхождения
Акт приема - передачи документов на государственное хранение
Акт приема - передачи при смене руководителя архива
Акт проверки наличия и состояния дел фонда
Архивная справка
Внутренняя опись документов дела
Годовой план работы архива
Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Заказ на выдачу дел
Итоговая запись и заверительная надпись
Итоговая запись к номенклатуре дел организации
Карта-заместитель дела
Карточка пользователя
Карточка постеллажного топографического указателя
Карточка пофондового топографического указателя
Карточка учета работы с организацией
Книга выдачи дел из хранилища
Книга учета поступления и выбытия документов
Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Лист использования документов
Лист фонда
Лист-заверитель дела
Номенклатура дел организации
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Опись дел по личному составу
Опись дел постоянного хранения
Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Опись особо ценных дел
Опись страхового фонда
Опись электронных документов постоянного хранения
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
Реестр описей
Список фондов
Учетная карточка единицы учета ЭД
