Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Информационное обеспечение экономических систем осуществляется благодаря потокам информации.
Информационный поток представляет собой совокупность циркулирующих внутри экономической системы или между экономической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за экономическими процессами.
Материальный поток — это логистическая категория, представляющая из себя движение и/или преобразование в экономической сфере (промышленность, торговля, сельское хозяйство и т.д.) вещественных объектов, к которым относятся энергоносители, сырьё, материалы, незавершенное производство, полуфабрикаты, комплектующие, готовая продукция и т.д., на всех стадиях общественного производства (снабжение, производство, сбыт и т.д.).
Взаимосвязь материального и информационного потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому является условной. Собственно говоря, содержание материального потока, как правило, отображают данные информационного потока, но повременным параметрам они могут не совпадать. На практике в экономических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают друг относительно друга. Векторная направленность материальных и информационных потоков также имеет специфическую особенность, которая заключается в том, что они могут быть как однонаправленные, так и разнонаправленные:
- опережающий информационный поток, который двигается навстречу, например, материальному потоку содержит, как правило, сведения о заказе;
- опережающий информационный поток в прямом направлении -это предварительные сообщения о будущем прибытии груза;
- одновременно и однонаправлено с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока (это синхронные потоки);
- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах принятия груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Характеризуя связь направления движения информационных потоков с материальными и финансовыми, следует указать на двойственность этих потоков.
Направленность информационного потока совпадает с направлением движения материального потока, если информация о нем предоставлена раньше времени или синхронно. Вместе с тем направленность информационного потока может быть как встречной, так и обратной по отношению к другим потокам. Встречный характер потока касается, прежде всего движения встречного финансового потока, который обслуживает входящий или исходящий материалопоток. Обратная направленность информационных потоков проявляется при проведении мониторинга выполнения хозяйственных операций как внутри экономической системы, так и вне нее.
К элементам информационных потоков относятся:
- телефонограммы и факсы;
- накладные, поступающие с товаром;
- информация о поступлении и размещении грузов на складе;
- данные о транспортных тарифах и типах транспорта;
- изменения в состоянии запасов;
- нармативно-справочная производственная информация;
- текущие сведения о производственных мощностях;
- данные о финансовых потоках и т.д.
Измеряется информационный поток количеством обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основывается на перемещении бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может измеряться
- количеством обработанных и переданных единиц бумажных документов;
- или суммарным количеством документострок в этих документах;
- или количеством информации (бит), которая содержится в том или другом сообщении.
Информационный поток характеризуется такими параметрами:
- источник возникновения;
- направление движения потока;
- периодичность;
- вид существования;
- скорость передачи и приема;
- интенсивность потока и др.
Информационные потоки имеют следующие характеристики:
- неоднородность;
- множественность подразделений – поставщиков информации;
- множественность подразделений – потребителей информации;
- сложность и трудности практической видимости информационных маршрутов;
- множество передач единиц документации по каждому маршруту;
- многовариантность оптимизации информационных потоков.
Функции управления:
• планирование – функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное
планирование);
• учет – функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;
• контроль – функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;
• оперативное управление – функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и
учетных данных;
• анализ – функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.
