Задачи СЭД
Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
Поддержка системы контроля качества.
Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
Формализация деятельности каждого сотрудника.
Оптимизация бизнес-процессов.
Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.
При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.
Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.
Факторы создания СЭД
При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:
Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
Наличие территориально-удаленных подразделений.
Наличие бумажного архива большого объема.
Необходимость в управлении потоками работ.
Требования по срокам хранения документов.
Возможность интеграции с существующими системами.
Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
Необходимость поиска информации,
Обеспечение безопасности данных.
Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.
Классификация СЭД
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.
Любая организация, которая желает получить в свое распоряжение современную высокотехнологичную структуру для работы с документооборотом, обладает богатым выбором программного обеспечения. При этом ставку можно сделать как на отдельные частные принципы и решения, что будет дешевле, или воспользоваться готовой комплексной системой «под ключ», что будет удобнее и эффективнее. При этом последний вариант, как правило, использует сложившиеся принципы работы с документами и соответствует нормативной базе большинства предприятий.
Основные принципы электронного документооборота
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
