Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т.е. в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
- определение и отбор источников информации;
- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
- исключение дублирования информации;
- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
- многократное использование полученной информации;
- постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.