Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Конструктор отчетов — это набор графических средств проектирования запросов и проектирования отчетов, размещенный в среде Microsoft Visual Studio. В конструкторе отчетов для интерактивного создания отчетов предусмотрена панель «Данные отчета» (где в упорядоченном виде отображаются используемые в отчете данные) и представления с вкладками для режимов конструктора и предварительного просмотра. Кроме того, конструктор отчетов содержит конструкторы запросов, которые помогают уточнить данные для получения из источника данных, и диалоговое окно «Выражение» для определения данных, которые будут использованы в макете отчета.
Возможности группировки и сортировки данных — одни из наиболее полезных в отчете. Например, если требуется узнать, какой поставщик предоставил указанную серию компьютеров, вы можете быстро получить эту информацию, сгруппировав активы по поставщику.
Можно группировать как табличные макеты, так и макеты «в столбик».
Откройте отчет в режиме макета, а затем на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка. Под отчетом появится область Группировка, сортировка и итоги.
В этой области нажмите кнопку Добавить группировку, а затем выберите поле, по которому требуется сгруппировать данные. Access сгруппирует данные в соответствии с вашим выбором.
Если вы хотите выполнить сортировку данных, нажмите кнопку Добавить сортировку и выберите поле — внесенные изменения также отобразятся в режиме макета.
«Мастер отчетов» – программный продукт, позволяющий ускорить и упорядочить электронную отчетность: он позволяет создавать произвольный запрос и автоматически обрабатывать полученные данные. Также «Мастер отчетов» позволяет провести почтовую рассылку. «Мастер отчетов» – интернет сервис. Это значит, что вся работа происходит в сети интернет. Каждый пользователь сервиса работает на компьютере, подключенном к сети интернет. Индивидуальный логин и пароль пользователя позволяет ему иметь доступ только к той части информации, которая определена его правами. Вся информация защищена от несанкционированного вмешательства.
