СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА – ЭТО ИНФОРМАЦИЯ О ЕГО ЛОГИЧЕСКОМ РАЗДЕЛЕНИИ

В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом – но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками.

Современные текстовые процессоры позволяют работать именно со структурой документа. Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры – в частности, заголовков.

Когда вы создаёте сколь-либо сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто. И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом – от создания оглавления до подготовки к любой публикации.

Примеры типов структурных единиц

Заголовок

Под заголовком, как правило понимают название (или заглавие) документа или какой-либо его части. Хотя заголовок – это свойство раздела, однако, когда он визуализирован, то по своим свойствам отностся к абзацным структурным элементам.

К примеру название книги - это заголовок. Книга состоит из глав, главы из параграфов. Название глав и параграфов - также заголовки. Однако нзвание книги, название глав и название параграфов имеют различный "вес", то есть название параграфа определяет более узкую и конкретную информацию, чем название книги. В связи с этим заголовки делят на уровни, чем более общую информацию (в данном документе) описывает заголовок тем выше его уровень.

Например: название книги - это заголовок первого уровня, а название параграфа - заголовок третьего уровня.

Заголовки, как правило делают крупнее, чем основной текст документа, и более плотным (жирным) начертанием (это позволяет более быстро находить заголовки в тексте). Выравнивают заголовки обычно по центру, хотя это и не правило. Заголовки более высокого уровня оформляются более весомо (крупнее кегль, более жирное начертание и т.д.) чем заголовки менее высокого уровня.

Основной текст

Под основным текстом понимают наиболее информативную часть документа. Этих элементов, как правило, больше, чем всех остальных, поэтому основной текст делают неплотным (в целях экономии чернил) и простым (не фигурным), что позволяет не утомлять глаза читателя. Основной текст обычно выравнивают основным выравниванием, что позволяет документу выглядеть более красиво.

Подпись (или Автор)

Это тоже одно из свойств раздела. Размещают этот элемент сразу под заголовком или в конце раздела (в зависимости от типа документа). Относится к разряду абзацных структурных элементов. В отдельных случаях, на пример, в цитатах, может быть и символьным элементом.

Вспомогательная информация

Вспомогательной информацией могут быть сноски, примечания, пояснения, заметки и т.д. Так как информация вспомогательная, то читатель имеет право ее пропустить, не опасаясь потерять смысловую линию, которую ведет автор. Вследствие этого данный элемент оформляется более мелким размером, чем основной текст. Иногда к вспомогательной информации применяют большие отступы, чем к основному тексту.

Важная информация

Это может быть определение, вывод, предупреждение или любая другая информация, на которую стоит обратить внимание. Исходя из своего функционала данный элемент должен обращать на себя внимание читателя, поэтому его выделяют или более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более плотным начертанием.

Цитаты, адреса и ссылки на другие документы

Как правило относятся к символьнм структурным элементам. Выделяют их обычно курсивным начертанием.

Заключение

Правильная структуризация документа важна не только для пользователей непосредственно работающих с ними, но и для людей пользующихся поисковыми системами и системами автоматического учета электронной документации, которые все больше и больше входят в повседневную жизнь. При правильно построенной структуре поисковый робот может более адекватно классифицировать Ваш документ и внести в каталог учета ресурсов корректную информацию.

Разбивка документа на разделы

Многие команды форматирования Word применяются ко всему документу целиком. Так, многие команды форматирования страницы представляют собой команды, работающие в масштабах всего документа: установка полей, размера бумаги, ориентации и т.д.

Если однажды вы решите по-разному отформатировать различные части документа (например, изменить ориентацию отдельной страницы или изменить выравнивание в нескольких страницах), то вам не обойтись без деления документа на разделы. Таким образом, вам придется форматировать страницы в одном разделе независимо от форматирования таковых в другом разделе. Например, чтобы создать титульную страницу с особыми установками форматирования, ее необходимо выделить в раздел.

Говоря о разделах, имеем в виду элементы форматирования, а не части научной работы. Такие разделы характеризуются одной отличительной особенностью: просматривая готовый распечатанный документ, никто не догадается, что он был разбит на разделы. Единственное, что заметят все, — это аккуратность и профессионализм вашей работы. Раздел — это часть документа, форматирование которой никак не связано с форматированием остального документа.

• Форматирование абзаца и текста, а также создаваемые вами стили не позволяют разбивать документы на разделы.