Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:
- руководители;
- специалисты;
- технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих". Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:
- управляющий делами;
- заведующий канцелярией;
- заведующий общим отделом;
- заведующий протокольным отделом;
- начальник секретариата;
- заведующий экспедицией;
- заведующий центром подготовки документов;
- заведующий копировально-множительным бюро;
- заведующий машинописным бюро.
В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и его структурных подразделений, контроль за выполнением работ.
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оцен-ка работы. К руководителям относятся: управляющий \ делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
В категорию специалистов вошли:
- документовед;
- помощник руководителя;
- инспектор по контролю за исполнением поручений;
- редактор;
- археограф;
- инспектор;
- секретарь коллегии;
- корректор.
Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др.
К категории технических исполнителей отнесены:
- экспедитор;
- делопроизводитель;
- стенографистка;
- технический секретарь;
- курьер;
- оператор организационной техники;
- архивариус;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка;
- секретарь руководителя.
Задача технических исполнителей — передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
