Деятельность любой организации связана с созданием документов, в которых отражаются различные стороны ее деятельности: финансовое состояние, работа с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, поскольку принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов и т.п.
Делопроизводство в настоящее время определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), т.е. весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения или уничтожения, или передачи на хранение в архив (3).
После издания (составления) или получения документа его необходимо зарегистрировать, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
В делопроизводстве выделяются два достаточно самостоятельных аспекта:
· документирование- обеспечение своевременного и грамотного создания документов;
· организация работы с документами (документооборот) - прием, передача, отправка, обработка, регистрация, контроль исполнения, учёт и обеспечение сохранности документов, формирование дел, подготовка дел к передаче в архив, уничтожение (4).
Документирование - это «запись информации на различных носителях по установленным правилам» (ГОСТ Р 51141-98), т.е. процесс создания и оформления документов. Документированием занимаются практически все работники сферы управления.
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Работа с документами зависит не только и не столько от количества и профессионального мастерства работников службы ДОУ, но и в большей степени от научной организации и управления работой в службе делопроизводства.
Создание в организациях служб ДОУ (самостоятельных специализированных структурных подразделений) необходимо как для управления персоналом, финансами, ресурсами, снабжением, так и для профессионального управления в сфере по созданию, обработке, систематизации и использованию документов.
Если в организации отсутствует такое специализированное подразделение, то функции обработки документов, как правило, выполняет секретарь руководителя.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:
1) организационно-правовые,
2) распорядительные,
3) информационно-справочные (5).
1) Деятельность любой организации регулируется нормативно-правовыми документами, к которым относятся устав, учредительный договор, инструкции, штатное расписание, правила, регламент и т.п. Эти документы регламентируют задачи, функции, структуру организации и ее подразделений, права, обязанности, ответственность руководителей и сотрудников.
2) С помощью распорядительных документов, в первую очередь, осуществляется функции управления. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждения, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
3) Информационно-справочные документы содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Работа с документами - важный аспект деятельности любого предприятия. Именно документы обеспечивают реализацию его управленческих функций, именно в документах аккумулируется информация о деятельности организации во всем ее многообразии. Поэтому от того, как налажена работа с документами, во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельности предприятия в целом.
