Совещание – это один из важнейших методов управления. Главная цель совещания – обмен информацией, обсуждение производственных задач, принятие обоснованных решений. Недостатки, отмеченные при проведении совещаний: мелкотемье (например, бракованные изделия, дисциплина); чрезмерная длительность; неоправданно большое число участников; плохая подготовка участников совещания; неконкретность решений. Для того чтобы эффективно проводить совещания необходимо к ним готовиться. Подготовка делового совещания состоит из следующих шагов:
─ принятие решения о проведении заседания;
─ определение тематики, формулирование повестки дня;
─ определение состава участников, ориентировочной длительности, даты и времени проведения совещания;
─ подготовка самого руководителя;
─ подготовка участников совещания;
─ подготовка помещения;
─ ведение и утверждение протокола совещания.
Логика реализации решения предполагает проведение разных типов совещаний, которые различаются по длительности и масштабу решаемых задач (рис. 27).
При возникновении сложной задачи проводится проблемное совещание, которое длится 1,5-2 часа. Проблема может быть масштабной и поэтому совещание может проводиться до тех пор, пока участники его не примут приемлемого решения. После принятия решения проводится инструктивное совещание, длительность которого составляет 30-45 мин. На этом совещании раздаются инструкции по реализации принятого решения непосредственным исполнителям. И затем проводится оперативное совещание. Его длительность обычно составляет не более 15 минут. Целью такого типа совещаний является сбор оперативной информации о ходе реализации решения. Если при выполнении решения возникают значительные отклонения от запланированного хода дел, то собирается проблемное совещание.
При проведении проблемного совещания необходимо придерживаться следующей схемы: чтение доклада в течение 5 мин; прения по докладу – 2-5 мин на каждого участника; чтение проекта решения – 3-5 мин; обсуждение и окончательное принятие решения – 10 мин. Таким образом, на решение одного сложного вопроса должно отводиться 40-50 мин.