Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства. Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой делопроизводства, так и другими работниками организации. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
- полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
При получении факсимильного9копия док-та на бумажном носителе) сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
- в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
- получена доплатная корреспонденция;
- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
- если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
- если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
- если документ подлежит централизованному хранению в службе делопроизводства, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу делопроизводства";
- если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
- если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу делопроизводства или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.
