Документооборот - движение документов, с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и отправка.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот.
Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов в организации должно быть оперативным;
- движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
- движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
- процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.
