01 - Государственный герб; Верхнее поле, центрованно относительно наим. ор-ции
02 - герб субъекта РФ; тоже,что и 01
03 - эмблема организации; (01), на части площади реквизита "наим. ор-ции", либо на уровне этого реквизита слева
04 - код организации; состав справоч. данных (пишут ОКПО,ставят код ор-ции)
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации; посередине под гербом и эмблемой
09 - справочные данные об организации; испол. ток при переписке, не ставится на внутр. док-х
11 - дата документа; слева
12 - регистрационный номер документа; справа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; простав. ток на ответных исходящих письмах
15 - адресат; на уровне "даты" и 2регистр. индекса"
17 - резолюция; в парвом верзнем углу между "адресат2 и "текст"
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; - Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения; - на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №"
22 - подпись; - И.О. должность , подпись, расшифровка
25 - оттиск печати; - Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
27 - отметка об исполнителе; - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - оформляется от поля без абзацного отступа.
29 - отметка о поступлении документа в организацию; - проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.
30 - идентификатор электронной копии документа. - проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Структура деловых писем:
1.Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.
Далее следует 2.вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п.
Следующий раздел – 3.основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма.
Далее следует 4.краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п.
Заканчивается деловое письмо 5.вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.
