Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
В функции секретариата входит:
-предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
-подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
-организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
Секретарь должен уметь:
- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
- находить, систематизировать и хранить информацию;
- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.
- вести деловые беседы и телефонные переговоры;
- организовать совещания, презентации, служебные поездки;
- пользоваться современными средствами связи;
- организовать прием посетителей;
- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.
- секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.