Контроль обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов Ответственность за это несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указанию т.п.), резолюции руководителя. Если документ выполняется несколькими исполнителями, ответственным является тот, который в резолюции указан первым.
Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на канцелярию или специально созданную контрольную службу. В структурных подразделениях его осуществляет секретарь или лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
Контроль за исполнением документов включает:
- постановку документа (поручения) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;
- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (поручений);
- информирование руководителя о ходе и итогах исполнения документов (поручений);
- сообщение о ходе и итогах исполнения документов на оперативных сборах, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля;
- формирование картотеки исполненных документов.
Контроль за исполнением документов отражается в регистрационно-контрольных карточках, дополнительные экземпляры которых изготавливаются при взятии документов на контроль. Одновременно на левом поле первой страницы и документа, подлежащего контролю, проставляется штамп \"Контроль\" или буква \"К\", после чего документ передается исполнителю, а дополнительный экземпляр регистрационной карточки помещается в контрольную картот эк контрольну картотеку.
Карточки контролируемых документов группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения документов, исполнителями, группами документов (приказ, решения и т.п.)
Данные о ходе исполнения документов, полученные путем телефонного запроса или при проверке структурного подразделения-исполнителя, вносятся в графу \"Контрольные отметки\" контрольной карточки.
В учреждении со значительным документооборотом контроль за исполнением документов может производиться с помощью компьютерных и электронно-вычислительной техники.
Напоминание исполнителям о сроках выполнения сведения о переносе сроков его завершения т.п. выводятся на печатное устройство (принтер).
Документ считается исполненным, только если поставленные в нем вопросы решены и корреспондент получил полный ответ.
После исполнения документы снимаются с контроля. Это может сделать только ответственное лицо, которое поставило его на контроль. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля и об исполнении документа.
Данные о последствиях выполнения взятых на контроль документов периодически обобщаются и докладываются руководству учреждения, на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
