В управленческой деятельности различают следующие виды документов: 1) официальный документ; 2) подлинник; 3) копия; 4) личные документы; 5) документы личного происхождения.
Этапы работы с документами:
— Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов (в больших организациях существует специальная служба – экспедиция – принимающая документы и распределяющая их по исполнителям в день получения или секретарь)
---Проверка правильности доставки, вскрытие конверта, отметка о получении (правый нижний угол, дата и номер). Делим на две группы: переданы руковод. На рассмотр. И срезу в структурные подразделения;
— Регистрация (это подтверждение факта создания или получения документа в определенный день путем внесения информации о документе в специальную регистрационную форму и присвоения документу регистрационного номера)
Формы регистрации:
1. журнальная – особо важные документы
2. карточная – для каждого док. Регист.-контрольная карточка (вид документа, адресат, дата получения, регистр. Номер, заголовок к тексту, срок исполнения
3. автоматическая система – легкий поиск;
— Контроль за исполнением документов может осуществляется руковод. И работниками делопроизводства. Предупредительный контроль – по телефону. Итоговый контроль – подготовка справок или сводки о том какие док. Были исполн и какими сотрудниками. В срок;
— Подготовка ответного документа;
— Информационно-справочная работа по документам организации (у кого и на какой стадии работы находится документ, когда был получен и отправлен, где искать информацию по тому или иному вопросу);
— Хранение документов (формирование дел (группировка в соответствии с номенклатурой дел), составление номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности, подготовка для архива).
