Экономическая система современных коммерческих и некоммерческих компаний основана на строгой отчетности по всем финансовым операциям, которые контролируются соответствующими подразделениями как внутри самой организации, так и со стороны государства – налоговой службой. Однако, помимо отчетности, важнейшей частью и зачастую – секретом успеха многих фирм является правильно составленный бюджет на какой-либо отчетный период, куда закладываются всевозможные планируемые затраты: например, оплата труда сотрудников, закупка материалов и техники, отчисления в фонды амортизации эксплуатируемых зданий и транспорта, расходы на техническое перевооружение – новые компьютеры, видеорегистраторы и системы контроля доступа и так далее.
Многие опытные финансисты знают и уделяют много внимания тому, как правильно и по каким принципам должен составляться бюджет организации, какие существуют этапы его формирования.
Первым этапом является ознакомление персонала с основной целью организации, разрабатываемой на уровне топ-менеджмента: директора и глав отделов, совета директоров и так далее, в зависимости от вида системы управления и служебной иерархии в организации. Здесь важнейшим вопросом будет выступать планируемый на основе прогнозов аналитического отдела объем продаж в плановом периоде, а сам размер предприятия особого значения не имеет – это могут быть как небольшая частная фирма, так и крупная транснациональная корпорация.
Этап второй включает в себя создание смет, сначала на уровне отдельных структурных подразделений – например, отделов фирмы, а затем и в масштабе всей организации –единой общей сметы. Обычно такие документы имеют предположительный срок планирования от шести месяцев до одного года, так как на больший период их расчет становится излишне сложным и зачастую теряет свою актуальность, в том числе и из-за внешних воздействий: экономических, социальных и политических факторов. Взять, к примеру, ту же инфляцию, когда в течение года одна и та же валюта может как подешеветь в несколько раз, так и подорожать.
На предпоследнем – третьем этапе руководством организации проводится сбор всех сметных документов, они проверяются и анализируются, после чего могут быть либо сразу приняты, либо возвращены отделам на доработку в соответствии с дополнительными указаниями. Как правило, именно этот этап включает в себя внутреннее распределение финансовых ресурсов предприятия между структурными подразделениями.
Последний – четвертый этап является итоговым: разрабатывается окончательный вариант главной сметы фирмы – непосредственно самого бюджета, в котором расписаны статьи учета ресурсов, запасов и планируемых расходов. Затем бюджет может сопоставляться с фактическими данными производительности труда как отделов, так и каких-либо работников лично, что открывает возможности для
