Перед початком розмови необхідно з'ясувати: Якої мети заплановано досягти під час спілкування? Що для цього потрібно (які документи)? Хто братиме участь у спілкуванні? Які питання необхідно обговорити? Яким може бути ймовірний результат спілкування?
2. Планування часу, необхідного для проведення розмови. Для цього важливо встановити пріоритети у розмові, щоб не згаяти час на непотрібні, другорядні питання.
3. Врахування особливостей партнера по спілкуванню (культурно-освітніх, національних, вікових, психологічних та професійних якостей). Спілкуватися бажано мовою партнера, тобто використовувати термінологію, форми викладу матеріалу, прийнятні для учасника спілкування.
4. Підкреслення значущості і важливості партнера по спілкуванню. Така повага і увага до нього допоможе у процесі обміну інформацією пізнати загальний рівень його інтелекту, обсяг інформаційного фонду, різноманітні аспекти, що характеризують його як професіонала.
5. Ефективність спілкування представників різних національностей стає набагато вищою, якщо вони знають мову один одного.
6. Досконале знання змісту, предмета й характеру розмови. Вироблення спільного інформаційного поля.
7. Здатність об'єктивно оцінювати свої особистісно-ділові якості, наукову компетенцію обговорюваних проблем. Важливо не переоцінювати і не занижувати свою науково-теоретичну, практичну й психологічну підготовленість.
8. Демонстрація спільних інтересів, цілей, точок зору, близьких особистісних якостей. Найголовнішою вважається демонстрація професійної спорідненості.
9. Інтерес до проблем співрозмовника. Здатність прислухатися до іншої сторони, слухати і чути того, хто говорить. Вони повинні бути явними і виявлятися в уважному його вислуховуванні, формулюванні запитань під час розмови тощо.
