Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации.
Процедура контроля не зависит от вида контроля.
Этапы:
1. Установление стандартов
Без стандарта невозможен контроль.
- конкретные измеримые цели, имеющие временные границы.
Стандарты устанавливают во всех областях, которые планируются. Относительно легко устанавливаются показатели результативности для прибыли, объема продаж и т.д.
Если нет прямых показателей результативности объекта, используются косвенные. При этом следует учитывать, что на косвенные показатели могут влиять и другие факторы. Например, частота увольнений может отражать не удовлетворенность работой, а общее состояние экономики.
2. Сопоставление результата со стандартом
- Определение масштаба допустимых отклонений
- Измерение результата
Затраты на проведение измерений – это наиболее затратная часть контроля, поэтому не следует измерять все. Рекомендуется использовать выборочный контроль.
Затраты на контроль:
- Затраты времени менеджеров и других сотрудников
- Затраты на оборудование и материалы
- Затраты, связанные со сбором, хранением и передачей информации
3. Передача информации о результатах
Следует учитывать возможные трудности (смотри процесс коммуникации)
Информация о результатах должна доходить до лиц, принимающих решения в удобной форме, быть точной.
4. Оценка результатов
Оценка дается руководителем с учетом:
- Личности руководителя
- Стандартов
- Масштаба допустимых отклонений
- Политики организации
5. Принятие корректирующих мер
Существует 3 варианта действий:
1. Невмешательство
Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше ничего не предпринимать.
Или отклонений от стандартов нет или отклонение не превысило допустимого значения.
2. Пересмотр стандартов
Стандарт оказался недопустимым или занижен.
3. Изменение внутренних перемен организации
Если отклонение от стандарта существенно, и его причина кроется в некоторых внутренних факторах, то корректирующие меры должны быть направлены на их изменение. Менеджер должен взвесить все факторы, имеющие отношение к проблеме и их взаимосвязи. Любое крупное изменение одного из них может затронуть всю организацию. Поэтому он должен убедиться, что это изменение не создаст дополнительных трудностей.
