28. основные требования. Предьявляемые к подготовке и проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

Организация проведения любого мероприятия, в том числе совещаний и переговоров, связана с его подготовкой. Не существует единых безошибочных правил в этом направлении. Однако рекомендуется следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование. В процессе подготовки переговоров первоначально необходимо выяснить намерения организации или фирмы, с которой предполагаются переговоры. Если это малоизвестная фирма, то целесообразно получить о ней подробную информацию, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента. Подготовительная работа к проведению переговоров предполагает выработку плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава ценной информации, которую допускается использовать в общении с участниками переговоров, динамики ее оглашения и условий возникновения в этом рабочей необходимости. Сообщаемые на этом этапе сведения, не должны содержать производственную или коммерческую тайну. Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не допускается. Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля подготовки и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров. Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует секретаря-референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится секретарем-референтом в учетную карточку. В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются: 1. программа проведения совещания; 2. повестка дня; 3. информационные материалы; 4. проекты решений; 5. список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Программа проведения совещания – собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этой случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент. Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют. В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления. Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть принята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений. Материалы к заседанию представляются, как правило, за три – пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании. Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев и областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты: • выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников; • ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня; • выработка регламента совещания; • подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения. • организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами; • организационные работы секретариата совещания; • техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами); • документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а)составление протокола (стенограммы), итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания; • анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания; • если в работе совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание; • составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания[1].