12. Архивные описи – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень ед.хранения, раскрывающий их состав, содержание и обеспечивающий поединичный учет.
Описи составляются в делопроизводстве учреждений, ведомственных архивах, в гос. архивах при поступлении неописанных док-в и в процессе переработки некачественных описей.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи ,листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, еди-ницы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; пере-водные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.
На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.
К описи могут составляться указатели (как общие, так и специ-альные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.
В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, включающей единицы хранения, единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения, единиц учета.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель.
Примечание: Законченная опись может включать не более 9999 единиц хранения, единиц учета.
Архив в обязательном порядке должен иметь 3 экземпляра описей, первый из которых является страховым.
Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
