Розрізняють два види скорочення слів:
а) для зорового сприйняття;
б) для вживання в усній і писемній мові.
Скорочення першого типу не мають граматичного оформлення, вони позначаються малими літерами, наприклад:т.д., р-н, м-ць, тов.; повторення початкових літер: тт., рр., дробове написання п/я, н/р. Це — нормативні скорочення.
Другий тип: Ан-24, Ту-104, КІЛ—пишуться без крапок і мають граматичні форми.
Подаємо деякі зразки скорочень, які вживаються в усіх видах ділових паперів:
— назви документів: РКК, ОРД, техплан, техдокументація;
— назви посад, вчених ступенів, звань: член-кор., проф., канд. філол. наук, зав., заст.;
— офіційні форми звертання: доб., п.;
— офіційні назви організацій, установ, відділів: агропром, фінвідділ, Київміськбуд
— скорочення, вживані в планово-обліковій документації: промінвестбудбанк, техпромфінплан, накл. № тощо.
Назви установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуться:
— з великої літери, якщо ці слова вживаються на позначення установ одинично: Укрпромбуд, Укрнафта, Укрміжколгоспбуд, Укриукорпром, Укроргводбуд;
— з малої літери, якщо такі слова є родовими назвами: міськрада, облвно, педінститут.
Складноскорочені назви, утворені з початкових букв імен власних і загальних, пишуться великими літерами: НЛО, АТС, АПН, МАУ, РАУ, КІБІ, ГЕС, ТЕЦ.
Складноскорочення від загальних назв, які вимовляються як звичайні слова (без вставних звуків), пишуться малими літерами: неп (під час непу). Такі слова відмінюються.
Графічні скорочення вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі. Графічні скорочення (крім стандартних скорочень значень метричних мір: м — метр, мм — міліметр, см — сантиметр) пишуться з крапками на місці скорочення. Зберігається написання великих та малих літер, дефісів, наприклад: півн.-сх. (північно-східний), Півн.-Крим. канал (ПІвнічно-Кримський канал).
