Табличная база данных – это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. По своей сути, список – это упорядоченный набор данных. Обычно в первой строке списка расположены заголовки, а в последующих строках – данные. Столбцы в такой таблице – поля (fields), а строки – записи (records). Размер списка теоретически ограничен размерами рабочего листа.
Например, телефонный справочник – это печатный вариант табличной базы данных, поля которой включают в себя ФИО, адрес и номер телефона. У каждого поля имеется уникальное имя, например, Фамилия. Строки характеризуются наборами данных, являющихся значениями полей.
Microsoft Excel обладает мощными средствами по работе с табличной базой данных:
- сортировка;
- фильтрация;
- промежуточные итоги;
- консолидация;
- сводные таблицы.
Базы данных Microsoft Excel ограничены числом строк на рабочем листе.
При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, следует иметь в виду:
- Пустая строка указывает на окончание базы данных.
- Все столбцы в табличной базе данных должны иметь имена.
Сортировка табличных баз данных
Сортировка табличных баз данных это упорядочение данных в определенном порядке.
Для сортировки необходимо:
- Выделить все ячейки таблицы.
- Выполнить команду Данные|Сортировка.
Microsoft Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором нужно выбрать параметры сортировки.
Можно производить сортировку до трех уровней. Записи могут быть отсортированы по возрастанию (А→Я, 1→100) и по убыванию (Я→А, 100→1).
В поле Сортировать по из списков выберите имена полей (первое, второе, третье). После выбора параметров щелкните на кнопке ОК. Можно сортировать базу данных с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная.
Фильтрация табличных баз данных
Во многих случаях предпочтительнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей.
Фильтр используют для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, настраивают соответствующие условия фильтрации. Для этого нужно:
- выделить любую ячейку в базе данных;
- выполнить команду Данные|Фильтр|Автофильтр.
Microsoft Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Внешне это проявляется в появлении кнопки Список рядом с именем каждого поля , чтобы получить доступ к списку его условий.
В списке присутствуют следующие пункты:
(Все) – по умолчанию означает, что данное поле не используется для ограничения набора отображаемых записей.
(Первые 10…) – используется в числовых полях, чтобы отобразить первые или последние 10, 5, или любое количество (долю) записей.
(Условие…) - позволяет задать произвольное условие из числа, не входящих в список.
Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю базу данных, нужно выбрать пункт (Все) в качестве критерия фильтрации на всех полях или выполнить команду Данные|Фильтр|Отобразить все.
Создание произвольного фильтра. Произвольные фильтры дают доступ к другим способам формирования условий. Можно выбрать:
- все записи, не содержащие заданного текста;
- записи, у которых значение данного поля больше или меньше определенной величины;
- записи, удовлетворяющие одному или другому условию.
Для создания произвольного фильтра нужно выбрать пункт Условие в раскрывшемся списке условий фильтрации. Откроется окно Пользовательский автофильтр
Для отключения фильтра необходимо снять флажок, повторив команду Данные|Фильтр|Автофильтр.
Для создания новой базы данных из отфильтрованного подмножества надо:
- Отфильтровать активную базу данных для создания отфильтрованного подмножества.
- Выделить отфильтрованную базу данных, включая заголовки столбцов и любые другие заголовки, которые надо использовать.
- Щелкнуть на кнопке Копировать или выполнить команду Правка|Копировать.
- Выбрать первую ячейку, в которой должна разместиться новая база данных.
- Нажать клавишу Enter, чтобы вставить скопированную базу данных.
