Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату АЗ (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій.
Документи повинні мати такі береги:
30 - лівий;
10 -правий;
20 - верхній та нижній.
Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів≪Адресат≫, ≪Гриф затвердження≫, ≪Гриф погодження≫ відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розмі-
щують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега,
другий - через 104 мм.
Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
• 92 мм - для реквізиту ≪Адресат≫
104 мм - для реквізитів ≪Гриф затвердження», ≪Гриф об-
меження доступу до документа≫
• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті ≪Підпис≫
• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити≪Дата документа≫, ≪Заголовок до тексту документа≫
≪Текст≫(без абзаців); ≪Відмітка про наявність додатків≫; ≪Прізвище виконавця і його номер телефону≫, ≪Відмітка про виконання документа і направлення його до справи≫; назва посади у реквізиті ≪Підпис≫ та ≪Гриф погодження≫; засвідчувального напису ≪Згідно з оригіналом≫ а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери
сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова ≪сторінка≫ та розділових знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у ліво-му верхньому (нижньому) кутку аркуша. Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків,
нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.
Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід
пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) й нова. Комбінована (традиційна) грунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. (1.1.1.1.)
