01 – Державний Герб України: Державний герб України зображують ВІДПОВІДНО
до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України». На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю
реквізитів - у центрі верхнього берега Розмір зображення висота -17 мм, ширина -12 мм.
02 – Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування): На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа
на бланках документів державних організацій - зображення .
03 – Зображення нагород: На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
04 – Код організації: Після реквізиту «ДОВІДКОВІ дані про організацію» (09)
05 - Код форми документа: Вище реквізиту назва виду документа. Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків.
06 - Назва організації вищого рівня: Посередині сторінки над назвою організації – автора документа Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення – повністю.
07 – Назва організації – автора документа: Окремим рядком у центрі Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації.
08- Назва філії,територіального відділення, структурного підрозділу: Розміщують нижче реквізиту 07- Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа
09-ДОВІДКОВІ дані про організацію поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку адреса електронної пошти: Нижче назви організації або структурного підрозділу. На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
10 - Назва виду документа: Нижче реквізитів „Назва організації" та „Назва структурного підрозділу" на кутовому бланку - без відступу межі лівого берега, а на повздовжньому – центровано.
11 - Дата документа: Реквізит, що вказує на час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному МІСЦІ ЯКЩО документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега.
12 – Реєстраційний індекс документа: Це умовне цифрове позначення, яке надають документи піч час його реєстрації
Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань ДІЯЛЬНОСТІ, кореспондентів, виконавців тощо.
13 – Посилання на реєстраційний індекс та на дату вхідного документа: Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному МІСЦІ на бланку
14 - Місце складання або видання документа: На рівні або нижче реквізитів 11,12 Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці ВІДОМОСТІ у довідкових даних про організацію
15 - Гриф обмеження доступу до документа: У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами «Адресат».
16 – Адресат: Сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу.
17 – Гриф затвердження: У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі
лівого берега першого аркуша документа.
18 – Резолюція: Це напис, зроблений посадовою особою установи,
що містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до основного тексту або на ВІЛЬНІЙ ПЛОЩІ ЛИЦЬОВОГО боку
першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.
19 – Заголовок до тексту документа: Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Оформлюють без відступу від межі лівого берега.
20 – Відмітка про контроль за виконанням документа: На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» (без лапок).
21 - Текст документа: Містить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення.
Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого).
22 - Відмітка про наявність додатка: Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без відступу від межі лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал.
23 – Підпис: Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає документу юридичної сили. Ставлять під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять найменування посади особистий підпис розшифрування підпису, ініціал (и) й прізвище особи,що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа.
24 - Гриф погодження: Свідчить про згоду установи, м підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з його змістом Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23) без відступу від межі лівого берега Розрізняють дві форми погодження документів • внутрішнє (з підрозділами та службовими особами
установи), • зовнішнє (з ПІДВІДОМЧИМИ та непідвідомчими організаціями) Цей реквізит складається із слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи, особистого підпису,ініціалу (їв) і прізвища, дати погодження.
25 – Віза: Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування.
Віза складається з: назви посади особи, яка візує документ; особистого підпису;
ініціалу і прізвища особи дати візування.
26 – Печатка: Відбитком печатки організації засвідчують на документі
підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ:
27 - Відмітка про засвідчення копії: Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: слів - Згідно З оригіналом, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію; ініціалу (ів) і прізвища; дати засвідчення копії.
28- Прізвище виконавця і номер його телефону: На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; номера його службового телефону.
29 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи: Розміщують у лівому кутку нижнього берега лиць вого боку першого аркуша документа, містить такі відомості: посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання; слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися; назву посади виконавця; особистий підпис виконавця; розшифрування підпису; дату направлення документа до справи.
ЗО - Відмітка про наявність документа в електронній формі: Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега
лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: повне ім'я файла і його місце зберігання; код оператора; інші пошукові відомості.
31 – Відмітка про надійдення документа до організації від адресата: У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, найчастіше ставлять за допомогою штампа. Цей реквізит містить: скорочену назву організації
вхідний реєстраційний індекс документа; дату надійдення документа
32 - Запис про державну реєстрацію: Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України
Вимоги до бланків документів
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогамиНаціонального стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від01 вересня 2003 року.
Він установлює такі види бланків:
- загальний бланк для створення різних видів документів (беззазначення у бланку назви документа), крім листів
- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа
- бланк листа
