Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».
Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції» Вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
• найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки службові записки, інструкції, протоколи та ін.; • походженням - службові (офіційні) й особисті Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Службові документи формуються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
• місцем виникнення - внутрішні та зовнішні: Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
• призначенням - організаційні, розпорядчі, довідковоінформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
• напрямком - вхідні й вихідні.Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.
• формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами(типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
• строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Дуже термінові - документи з позначенням «дуже терміново»;
• ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
• стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена. Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
• складністю - прості (односкладові) й складні. Прості – містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;
• строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
• технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
• носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами називається діловодством.
Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення докумен- тів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документоо- бігу й побудови систем документації, називається документознавством.
